Kepanitiaan

PANITIA PEMILIHAN KEPALA DESA YANG EFEKTIF

(STRATEGI PELAKSANAAN)

Disusun Oleh :

Ujang Yusup Zavet

Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa Sumbersari Tahun 2015

 

1. Pendahuluan

Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki kewenangan untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal-usul dan adat istiadat setempat yang diakui dalam sistem pemerintahan nasional dan berada di daerah kabupaten. Desa juga memiliki kekuasaan untuk menyelenggarakan pemerintahannya sendiri dalam Ikatan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Penyelenggaraan pemerintah desa merupakan sub sistem dari sistem penyelenggaraan pemerintahan, sehingga desa memiliki kewenangan untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakatnya.

Begitu pula dalam penyelenggaraan pemerintah desa harus sesuai dengan UU No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, UU No.6 Tahun 2014 Tentang Desa,  PP Nomor 43 Tahun 2014 tentang  Peraturan pelaksanaan undang-undang nomor 6 tahun 2014 tentang desa, Permendagri Nomor 112 tentang pemilihan Kepala Desa, Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 4 Tahun 2015 tentang Desa dan Peraturan Bupati Subang No 29 Tahun 2015 tentang Pemilihan Kepala Desa Serentak Di Kabupaten Subang.

Penyelenggaraan pemerintah desa tidak dapat lepas dari jabatan Kepala Desa. Pemerintah desa dipimpin oleh seorang Kepala Desa yang dipilih masyarakat desa yang sudah mempunyai hak memilih. Selanjutnya syarat dan tata cara pemilihan kepala desa di Kabupaten Subang  diatur dengan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 4 Tahun 2015 tentang Tata Cara Pemilihan, Pencalonan, Pengangkatan, Pemberhentian dan Pelantikan Kepala Desa beserta petunjuk pelaksanaannya yang berpedoman pada PP Nomor 43 Tahun 2014 tentang  Peraturan pelaksanaan undang-undang nomor 6 tahun 2014 tentang desa. Kepala Desa ditetapkan melalui perolehan suara terbanyak, dari pemilih yang menggunakan hak memilih dalam pemilihan yang nantinya dilantik oleh Bupati paling lama 30 hari setelah pemungutan suara.

Pemilihan kepala desa tidak terlepas dari partisipasi politik masyarakat desa. Partisipasi politik pada hakekatnya sebagai ukuran untuk mengetahui kualitas kemampuan warga negara dalam menginterpretasikan sejumlah simbol kekuasaan (kebijaksanaan dalam menyejahterakan masyarakat sekaligus langkah-langkahnya) ke dalam simbol-simbol pribadi. Dengan kata lain, partisipasi politik adalah proses memformulasikan ulang simbol-simbol komunikasi berdasarkan tingkat rujukan

yang dimiliki baik secara pribadi maupun secara kelompok (individual reference, social references) yang berwujud dalam aktivitas sikap dan prilaku (Soemarsono, 2002:4.5).

Partisipasi politik masyarakat desa akan berjalan dengan lancar apabila ada perilaku politik dari masyarakat desa dan sosialisasi politik serta komunikasi politik yang baik dari para bakal calon kepala desa mengenai visi dan misi atau program kerja yang akan dilaksanakan. Pelaksanaan sosialisasi politik yang dilakukan oleh para bakal calon kepala desa biasanya dilakukan jauh-jauh hari sebelum penyelenggaraan pemilihan kepala desa berlangsung, dengan berbagai cara yang seringkali mengabaikan etika politik, seperti adanya intrik-intrik teror dan politik uang. Pada umumnya para calon kepala desa memiliki jaringan kekeluargaan yang sangat kuat, solid dan kompak serta bagi yang memiliki modal uang besar, paling memiliki potensi besar pula untuk memenangkan pemilihan kepala desa. Para bakal calon biasanya orang yang kuat secara politik dan ekonomi di desanya.

Selain menjalani aktivitas dalam Pilkades, masyarakat desa dapat juga menjadi partisipan dalam Pilkades dengan cara ikut menjadi juru kampaye (Jurkam) dalam mensosialisasikan program-program yang akan dicapai dari salah satu calon kades, ikut menjadi anggota aktif dari kelompok kepentingan seperti menjadi tim sukses atau mendukung salah satu calon kades, aktif dalam proyek-proyek sosial atau program-program sosial desa seperti mempromosikan program-program yang akan dicapai dari salah satu calon kades tersebut, misalnya calon kades tersebut ingin membangun sarana air bersih bagi masyarakat desa yang belum mendapatkan sarana air bersih.

Masyarakat desa yang ikut dalam aktivitas Pilkades, menjadi partisipan dalam Pilkades ada juga yang menjadi pengamat mengenai jalannya Pilkades baik dari tahap pencalonan sampai pada tahap pelaksanaan, seperti menghadiri rapat-rapat umum atau diskusi-diskusi mengenai siapa saja yang akan mencalonkan menjadi kades, mengamati siapa-siapa saja yang menjadi tim sukses dari masing-masing calon kades, mengikuti perkembangan politik dari masing-masing calon kades, pengamat tersebut juga memberikan suaranya dalam Pilkades setelah melihat dan mengamati secara langsung dari masing-masing calon kades.

Umumnya minat masyarakat dalam pemilihan Kepala Desa cukup tinggi untuk ikut berpartisipasi dalam proses Pilkades, karena bagi sebagian masyarakat tidak ada lagi tekanan dan intimidasi politik dari pihak manapun, namun bagi sebagian masyarakat lain adanya paksaan dari salah satu kandidat calon kepala desa melalui tim suksesnya dengan membagikan kaos dan stiker serta adanya tekanan-tekanan para pembotoh atau pembotoh yang hadir dalam pelaksanaan pemilihan berlangsung. Para pembotoh tersebut memberikan uang kepada sebagian masyarakat agar memilih calon yang disuruh oleh pembotoh, banyak sekali masyarakat yang mengikuti keinginan para pembotoh untuk memilih salah satu calon karena telah diberikan imbalan sebelum masuk ke dalam bilik suara..

Selain itu ada juga sebagian masyarakat lainnya memilih calon kepala desa karena memiliki hubungan kekeluargaan (trah) dengan salah satu calon.

Selain ikut dalam aktivitas pada pelaksanaan Pilkades dengan menjadi partisipan dalam pelaksanaan Pilkades dan menjadi pengamat dalam pelaksanaan Pilkades, ada juga masyarakat menjadi orang yang apathis terhadap pelaksanaan Pilkades. Orang apathis tersebut benar-benar tidak peduli tentang pelaksanaan Pilkades baik dari tahap pencalonan sampai pada tahap pelaksanaan Pilkades. Orang apatis juga bisa tidak memilih salah satu calon kades dalam pelaksanaan pemilihan Kepala Desa

Selain masyarakat menjadi orang yang apathis terhadap pelaksanaan Pilkades. Ada juga Orang yang Apolitis Orang-orang tersebut tidak berminat pada politi dan dalam hal ini sama sekali tidak bersifat politis,sedangkan kalu kita melihat pengertian politik secara umum yaitu sebuah tahapan dimana untuk membentuk atau membangun posisi-posisi kekuasaan didalam masyarakat yang berguna sebagai pengambil keputusan-keputusan yang terkait dengan kondisi masyarakat, dalam memcapai kesejahteraan Rakyat. Tentunya dalam hal ini politik bukan lagi kewajiban melainkan hak yang diberoleh semenjak manusia tersebut terlahir, tentunya persoalan persoalan tersebut yang nantinya akan mendorong orang untuk tidak memihak atau golput yang tentunya akan melahirkan persoalan lain yaitu menyebabkan masyarakat menjadi Pragmatis.

Apa yang disebut Orang Pragmatis, sementara kalo kita mengartikan maksud kata dari pragmatis tersebut adalah sebuah konsep yang lebih mementingkan sisi kepraktisan dibandingkan sisi manfaat, sedangkan pengertian pragmatis menurut para ahli adalah Konsep kebenaran secara logika pengapatan dengan melihat akibat secara praktis ( Hadiwijono ) tentunya hal inilah yang menjadi penyebab ada beberapa orang yang mengukur Politik sebagai kegiatan transaksional tidak lebih dari penjual dan pembeli, semua dan segala sesuatu dihitung dengan nilai rupaiah atau nilai pemberian yang saat itu pula terasa oleh sebagian masyarakat, tentunya hal tersebut tidaklah baik karena tidak mungkin kita bias mendapatkan pemimpin yang amanah dan aspiratif dalam hal ini kepala desa kalau seandainya proses nya dilalui dengan kondisi-kondisi tersebut diatas

Berdasarkan uraian di atas maka pelaksanaan pemilihan kepala desa sarat dengan kepentingan dari berbagai pihak yang semuanya bermuara pada kekuasaaan dan/atau uang. Oleh karena itu pihak-pihak dimaksud pastilah tidak tinggal diam apabila dalam prosesnya terdapat hal-hal yang mengancam dan merugikan kepentingan mereka. Tentu saja mereka akan melakukan berbagai cara untuk melindungi kepentingannya misalnya protes terhadap panitia, tuntutan pilkades ulang, pengaduan kepada pihak berwenang, mengadukan kepada pihak berwajib apabila diyakini terdapat kecurangan dalam penyelenggaraan pilkades. Mereka juga tidak segan-segan membuat kekacauan/keributan. Bahkan melakukan tindakan pengerahan massa untuk memaksakan tuntutannya melalui unjuk rasa baik yang diarahkan kepada panitia, kepala desa/BPD, camat maupun bupati.

Apabila ini terjadi maka yang sangat dirugikan adalah masyarakat desa Sumbersari secara keseluruhan dan tentunya Pemerintah Kabupaten Subang  karena kodusifitas wilayah menjadi terusik.

Oleh karena itu untuk dapat mengeliminir/mereduksi kejadian atau masalah tersebut diatas, maka dalam penyelenggaraan Pemilihan Kepala Desa dibutuhkan Panitia Pemilihan yang efektif sehingga dapat melaksanakan Pemilihan Kepala Desa yang lancar, aman, tertib dan sukses. Efektifitas memang diperlukan dalam berbagai aktifitas atau kegiatan, termasuk dalam kegiatan Panitia Pemilihan Kepala Desa sebagai suatu orgnasiasi. Saat ini efektifitas Panitia Pemilihan menjadi permasalahan penting dalam penyelenggaraan Pemilihan Kepala Desa. Perlu dipahami bersama bahwa pelaksanaan Pemilihan Kepala Desa merupakan kegiatan yang berat, rumit dan rangkaiannya relatif panjang serta memakan waktu yang tidak singkat.

2. Pengertian

Secara organisasi Panitia Pemilihan Kepala Desa merupakan salah satu bentuk organisasi karena terdiri dari kumpulan beberapa orang yang melakukan kerjasama untuk melaksanakan Pemilihan Kepala Desa. Stephen P. Robbins mendefenisikan organisasi sebagai suatu kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. Oleh karena itu organisasi adalah suatu unit yang terdiri dari orang atau kelompok orang berinteraksi satu sama lain. Suatu organisasi agar dapat bekerja dengan efektif harus memiliki struktur organisasi yang jelas.

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang. Untuk itu ada empat elemen yang dalam struktur organisasi harus ada yaitu :

a) Adanya spesialisasi kegiatan kerja,

b) Adanya standardisasi kegiatan kerja,

c) Adanya koordinasi kegiatan kerja,

d) Besaran seluruh organisasi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kata efektif dapat diartikan dapat membawa hasil atau berhasil guna. Sedangkan organisasi merupakan kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) untuk tujuan tertentu atau biasa disebut juga kelompok kerja sama antara orang-orang

yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian lain dari kata efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi dalam mencapai tujuannya, artinya tujuan yang telah ditetapkan dapat dicapai.

Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa Panitia Pemilihan Kepala Desa yang Efektif adalah Panitia Pemilihan yang dapat melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur (peraturan perundang-undangan) melalui proses kerjasama untuk memperoleh calon kepala desa terpilih sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

3. Ciri-Ciri  Panitia Pemilihan Kepala Desa Yang  Efektif

Agar organisasi dapat menjadi instrumen yang efektif dalam mewujudkan tujuan bersama, berbagai macam teori tentang organisasi disampaikan oleh para ahli. Salah satunya yang dikemukakan oleh Max Weber “Tipe Ideal Birokrasi”. Organisasi yang efektif adalah organisasi yang memiliki struktur ideal dengan ciri-ciri :

1) adanya pembagian kerja,

2) adanya hierarki kewenangan yang jelas,

3) adanya prosedur seleksi formal,

4) adanya peraturan yang rinci¸ dan

5) adanya hubungan kerja yang bersifat impersonal,

    atau tidak bersifat pribadi.

Oleh karena itu dalam konteks Pemilihan Kepala Desa, maka Panitia Pemilihan sebagai suatu organisasi harus memenuhi ciri-ciri organisasi yang efektif yaitu :

1.    Adanya Pembagian Tugas/Kerja

Panitia Pemilihan Kepala Desa harus menetapkan pembagian tugas/kerja bagi semua anggota sesuai dengan posisi/jabatan. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan harus dibagi habis kepada masing-masing anggota Panitia Pemilihan. Oleh karena itu Panitia Pemilihan harus menginventarisir terlebih dahulu tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Selanjutnya tugas-tugas yang ada dibagi habis kepada masing-masing anggota sesuai dengan poisis/jabatan dalam Panitia Pemilihan. Sesuai dengan Peraturan Bupati Subang  Nomor 29 Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan daerah Kabupaten Subang  Nomor 4 Tahun 2015 tentang Tata Cara Pemilihan, Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan dan Pemberhenatian Kepala Desa diatur bahwa tugas Panitia Pemilihan sebagai berikut :

a.    menetapkan tata cara penjaringan dan penyaringan Bakal Calon;

b.    menetapkan tata cara pendaftaran pemilih;

c.    menetapkan tata cara kampanye;

d.    menetapkan tata cara dan menyelenggarakan pemungutan suara;

e.    menyusun jadwal kegiatan penyelenggaraan pemilihan;

f.     mengajukan rencana biaya pelaksanaan pemilihan;

g.    menyelenggarakan penjaringan  Bakal Calon :

1)    mengumumkan lowongan jabatan Kepala Desa;

2)    menerima berkas pengajuan pencalonan;

h.    menyelenggarakan penyaringan Bakal Calon :

1)    meneliti persyaratan administrasi Bakal Calon;

2)    menetapkan Bakal Calon yang memenuhi persyaratan administrasi;

3)    mengumumkan Bakal Calon yang memenuhi persyaratan administrasi;

4)    menyelenggarakan ujian Bakal Calon.

i.      menyelenggarakan pendaftaran Pemilih;

j.      mengumumkan Daftar Pemilih;

k.    mengajukan Calon yang berhak dipilih;

l.      mengumumkan Calon yang berhak dipilih;

m.   mengumumkan tempat dan waktu Pemungutan Suara;

n.    menyelenggarakan Pemungutan Suara;

o.    melaksanakan Penghitungan Suara;

p.    menandatangani Berita Acara Penghitungan Suara;

q.    menandatangani Berita Acara Pemungutan Suara;

r.     mengumumkan hasil Penghitungan Suara;

s.    mengajukan Berita Acara pemilihan, laporan Pelaksanaan dan pertanggungjawaban biaya pemilihan Kepala Desa;

t.      menyelenggarakan pemungutan suara ulang apabila diperlukan;

u.    melaksanakan tugas lain yang dipandang perlu untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pemilihan Kepala Desa.

Berdasarkan tugas-tugas tersebut diatas, Panitia Pemilihan harus dibagi dalam bagian/posisi/jabatan yang menangani tugas-tugas dimaksud, misalnya :

a.    Ada yang bertindak sebagai pimpinan Panitia Pemilihan, yang bertugas memberi perintah, mengarahkan, mengorganisasikan, mengendalikan agar Panitia Pemilihan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan dan tujuan yang telah ditetapkan. Selain itu posisi ini bertindak mewakili Panitia Pamilihan dalam penyelenggaraan administrasi dan keuangan. Mungkin tugas ini yang lebih tepat bila dilaksanakan oleh Ketua/Wakil Ketua.

b.    Ada yang menangani penatausahaan Panitia Pemilihan dan melayani secara administrasi semua posisi/jabatan dalam kepanitiaan. Bagian ini bertugas menyediakan draf penyusunan  regulasi dan pembuatan surat-surat dan dokumen lain yang diperlukan dalam pelaksanaan pilkades.

c.    Ada yang menangani perencanaan, pelaksanaan dan pertanggungjawaban keuangan baik secara fisik maupun administrasi. Bagian ini bertugas menerima, mengeluarkan, mengelola, dan melaksanakan penatausahaan keuangan serta menyusun pertangungjawaban sesuai ketentuan.

d.    Ada yang menangani pendaftaran calon kepala desa. Seksi ini bertugas melakukan pendaftaran bakal calon sampai dengan menyelenggarakan ujian bagi bakal calon kepala desa. Sebaiknya Seksi ini tidak menunjuk petugas namun dilaksanakan oleh ketua seksi dan anggotanya. Karena tugas pendaftaran calon dibutuhkan kecermatan dan ketelitian yang sangat tinggi serta tahapan ini sangat penting dan strategis. Namun untuk keperluan ujian penyaringan panitia dapat menunjuk petugas penyusun naskah ujian dan pengawas ujian.

e.    Ada yang menangani pendaftaran Pemilih dalam Pilkades. Seksi bertugas melakukan pencacahan penduduk dan pendaftaran pemilih bagi penduduk yang memenuhi persyaratan, sampai dengan tugas penyusunan DPS dan DPT. Seksi ini dapat menunjuk petugas sesuai kebutuhan, diutamakan petugasnya adalah orang yang mengetahui, mengenali dan memahami penduduk yang akan didaftar. Alternatif petugas dimaksud Ketua/Pengurus RT/RW setempat.

f.     Ada yang menangani pemungutan suara. Seksi ini bertugas menyelenggarakan pemungutan suara dan melaksanakan penghitungan suara. Karena tugas seksi ini sangat krusial, maka perlu menunjuk petugas pemungutan suara antara lain sebagai :  1) Petugas Pintu Masuk, 2) Petugas Bilik Suara, 3) Petugas Penghitungan suara, 4) Petugas Pengendali Proses Pemungutan Suara, 5) Petugas Pintu Keluar.

g.    Ada yang menangani logistik dan perlengkapan Pilkades. Seksi ini bertugas menyediakan keperluan dan kebutuhan logistik Pilkades mulai dari penyediaan kartu suara, kotak suara dan bilik suara dan lain-lain. Seksi ini sebaiknya cukup 1 (satu) orang atau 2 (dua) orang saja dan tidak perlu menunjuk petugas logistik, karena tugas seksi ini cenderung banyak menggunakan tenaga luar, seperti tukang, kuli dan lain-lain.

h.    Ada yang menangani keamanan dan ketertiban Pilkades. Tugas seksi ini mengkoordinasikan keamanan dan ketertiban penyelenggaraan Pilkades. Seksi ini sebaiknya terdiri dari 2 (dua) orang dan perlu menunjuk petugas keamanan karena beberapa tahapan pilkades sangat membutuhkan tenaga keamanan, misalnya pada saat ujian penyaringan, pengumuman penetapan calon yang berhak dipilih dan pada saat malam menjelang pemungutan suara serta pada hari pemungutan suara. Jumlah petugas keamanan disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan biaya.

i.      Ada yang menangani konsumsi proses Pilkades. Seksi ini bertugas menyediakan konsumsi bagi penyelenggaraan rapat-rapat Panitia dan kegiatan lain yang berkaitan dengan tahapan Pilkades. Seksi konsumsi sebaiknya tidak perlu menunjuk petugas konsumsi karena biasanya penyajiannya dilakukan secara bakti sosial. Adapun  pengadaan konsumsi biasanya dilakukan dengan pemesanan kepada pihak lain/rekanan.

Melihat banyak/sedikitnya tugas/kewenangan tersebut diatas, maka masing-masing seksi dapat terdiri dari 1 (satu) sampai (dua) orang dan dapat dibantu petugas-petugas yang ditunjuk dan ditetapkan dengan keputusan panitia.

2.    Adanya Hierarkhi  Kewenangan Yang Jelas.

Panitia Pilkades harus mempunyai kewenangan yang jelas sehingga masing-masing mengetahui siapa yang memberi perintah dan siapa yang harus melaksanakan perintah serta mempertanggungjawabnya (siapa harus melakukan apa). Secara singkat Panitia Pilkades harus memiliki hierarki/struktur kepanitiaan. Ketua merupakan pimpinan tertinggi dalam Panitia Pemilihan, artinya segala tindakan atau keputusan yang dilakukan atas perintah, petunjuk dan sepengetahuan Ketua. Kewenangan yang dimiliki ketua sangat luas karena melingkupi seluruh proses Pemilihan Kepala Desa. Sedangkan Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Seksi-seksi melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangan yang telah didistribusikan oleh Ketua. Secara sederhana kewenangan masing-masing anggota Panitia tidak lebih lepas dari tugas/kerja jabatan/posisi masing-masing.

Untuk menggambarkan tingkat kewenangan masing-masing maka Panitia Pemilihan harus memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi yang baik hendak tidak terlalu besar dan tidak melibatkan banyak orang dalam kepanitiaan. Kemudian masing-masing pos jabatan harus dibuatkan uraian tugas/kerja. Sebagai ilustrasi (contoh) Struktur organisasi Panitia Pemilihan Kepala Desa dapat susun sebagai berikut :

a.    Ketua

b.    Wakil Ketua

c.    Sekretaris

d.    Bendahara

e.    Seksi Pendaftaran Calon

f.     Seksi Pendaftaran Pemilih.

g.    Seksi Pemungutan Suara / Penyaringan

h.    Seksi Logistik/Perlengkapan / Akomodasi

i.      Seksi Keamanan

j.      Seksi Konsumsi

Pada prinsipnya penyusunan dan penentuan jumlah posisi/jabatan dalam struktur organisasi merupakan kewenangan BPD, namun sebelumnya dapat mempertimbangkan masukan/saran dari pihak-pihak yang berkompeten seperti Pemerintah Desa, Tokoh Masyarakat, Lembaga Kemasyarakat di Desa, Pemerintah Kecamatan maupun Pemerintah Kabupaten. Artinya jumlah posisi/jabatan dalam kepanitiaan dapat dikurangi namun tugas-tugas tetap dapat tertangani oleh posisi/jabatan yang ada. Suatu hal yang perlu dipahami bersama bahwa jumlah Panitia Pemilihan tidak perlu terlalu banyak dengan kata lain wajar dan terukur. Berikut contoh bagan struktur Panitia Pemilihan Kepala Desa :

 

Bagan Struktur organisasi

Agar wewenang dan tugas posisi/jabatan masing-masing dalam kepanitiaan Pilkades menjadi jelas dan rinci maka Panitia perlu menyusun uraian tugas bagi masing-masing posisi/jabatan. Uraian tugas dimaksud ditetapkan dengan keputusan Panitia Pemilihan. Sebagai ilustrasi/gambaran uraian tugas/kerja Panitia Pemilihan, dapat diinventarisir sebagai berikut :

a.    Ketua Panitia

1)       Menjalankan tugas kepanitian sesuai dengan peraturan perundang-undangan baik Peraturan BPD (Tata Tertib Khusus Pilkades), Peraturan Bupati, Peraturan Daerah dan Peraturan Pemerintah beserta intrumen pelaksananya.

2)       Menetapkan Peraturan Panitia tentang Tata Cara yang mengatur mengenai Tahapan Pilkades setelah dimusyawarah dengan Anggota Panitia.

3)       Menetapkan uraian tugas bagi anggota Panitia Pemilihan sesuai posisi/jabatannya.

4)       Merencanakan, mengorganisaikan, melaksanakan dan mengendalikan pelaksanaan Pilkades mulai dari penyusunan jadwal sampai dengan tahapan penghitungan suara serta pelaporan.

5)       Menandatangani Keputusan penetapan Bakal Calon yang memenuhi persyaratan administrasi.

6)       Menandatangani keputusan penetapan calon yang lulus ujian penyaringan dan berhak dipilih.

7)       Menandatangani penetapan DPS dan DPT  Pemilihan Kepala Desa.

8)       Mengusulkan penggantian anggota Panitia Pemilihan.

9)       Menandatangani Keputusan penetapan petugas yang membantu tugas-tugas Panitia Pemilihan.

10)    Menandatangani keputusan penunjukan petugas dalam pelaksanaan Pilkades.

11)    Membuat dan menyampaikan laporan kepada BPD mengenai :

a)    laporan kegiatan ( tahapan pemilihan Kepala Desa ) disertai data dan kelengkapannya;

b)    laporan keuangan berupa penerimaan dan pengeluaran disertai bukti pengeluaran yang sah;

c)    laporan administrasi untuk keperluan pengesahan Calon Kepala Desa Terpilih dan pelantikan.

12)    Mengambil langkah-langkah antisipasi terhadap kemungkinan munculnya masalah.

13)    Melakukan penyelesaian masalah secara tepat, cermat dan secara koordinatif baik internal panitia maupun dengan BPD, Pemerintah Desa, instansi/SKPD tingkat kecamatan dan kabupaten.

14)    Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan tugas/kerja seksi agar tahapan Pilkades berjalan lancar, aman, tertib dan sukses.

15)    Memberikan penjelasan dan pengarahan kepada anggota Panitia mengenai mekanisme dan ketentuan pelaksanaan Pilkades.

16)    Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperlukan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

b.    Wakil Ketua

1)       Membantu tugas-tugas Ketua Panitia yang belum terdistribusi kepada Seksi-seksi.

2)       Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas Seksi sehingga terwujud keterpaduan dan keselarasan pelaksanaan tahapan Pilkades.

3)       Memberikan penjelasan dan pengarahan kepada petugas yang ditunjuk Panitia agar dapat melaksanakan tugas sesuai mekanisme dan peraturan perundang-undangan.

4)       Melakukan pengecekan proses pelaksanaan tahapan Pemilihan Kepala Desa.

5)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia guna kelancaran dan ketertiban pelaksanaan Pilkades.

c.    Sekretaris Panitia

1)         Memberikan dukungan administrasi pelaksanaan Pilkades.

2)         Menyusun dan menyiapkan Draf Peraturan Panitia tentang Tata Cara yang mengatur mengenai tahapan Pilkades.

2)       Menyiapkan Keputusan Penetapan Bakal Calon yang memenuhi persyaratan administrasi.

3)       Menyiapkan Keputusan Penetapan calon yang lulus ujian penyaringan. Dan berhak dipilih.

4)       Menyiapkan Penetapan DPS dan DPT  Pemilihan Kepala Desa.

5)       Menyiapkan surat usulan penggantian anggota Panitia Pemilihan.

6)       Menyiapkan Keputusan penetapan petugas yang membantu tugas-tugas Panitia Pemilihan.

7)       Menyiapkan draf keputusan penunjukan petugas dalam pelaksanaan Pilkades.

8)       Menyusun Laporan Pelaksanaan Pilkades sesuai ketentuan.

9)       Menyiapkan Berita Acara Pemungutan suara.

10)    Menyiapkan Berita Acara Penghitungan Suara.

11)    Menyiapkan blanko dan alat bantu penghitungan suara

12)    Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia guna kelancaran dan ketertiban pelaksanaan Pilkades.

d.    Bendahara

1)       Menyusun rencana kebutuhan biaya Pilkades sesuai dengan Anggaran yang ditetapkan dalam APBDesa.

2)       Melaksanakan pengeluaran sesuai dengan rencana kebutuhan biaya Pilkades.

3)       Membuat pembukuan penerimaan dan pengeluaran biaya Pilkades.

4)       Menyediakan biaya bagi Seksi-seksi sesuai rencana penggunaannya.

5)       Menyiapkan dan menyusun tanda terima pengeluaran biaya Pilkades.

6)       Menyiapkan dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan dan pengelolaan biaya Pilkades.

7)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia berkaitan dengan pengelolaan keuangan/biaya Pilkades dan Pelaksanaan Pilkdaes.

e.    Seksi Pendaftaran Calon

1)       Mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran Bakal Calon sesuai dengan ketentuan.

2)       Mengumumkan Penerimaan Bakal Calon Kepala Desa.

3)       Menerima pendaftaran Bakal Calon Kepala Desa bagi bakal calon yang berkasnya telah lengkap.

4)       Melakukan penelitian berkas Lamaran Bakal Calon Kepala Desa menyangkut aspek kelengkapan dan keabsahan berkas.

5)       Melaksanakan ujian penyaringan secara tertulis Bakal Calon Kepala Desa.

6)       Menetapkan Bakal calon yang lulus ujian penyaringan.

7)       Melaporkan Bakal calon yang telah mengikuti ujian penyaringan dan dinyatakan lulus ujian tertulis kepada Ketua Panitia.

8)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia berkaitan dengan Pelaksanaan Pilkdaes.

f.     Seksi Pendaftaran Pemilih.

1)       Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas seksi pencacahan penduduk/pendaftaran pemilih.

2)       melaksanakan Pencacahan Penduduk/Pendaftaran pemilih dibantu petugas pencacah/pendaftar penduduk.

3)       Menyusun DPS sesuai urut huruf abjad untuk setiap dusun.

4)       Mengumumkan DPS selama 7 hari.

5)       Menyusun DPT berdasarkan DPS beserta koreksi/saran masukan selama DPS diumumkan.

6)       Mengumumkan DPT selama 3 hari.

7)       Memproses DPT guna memperoleh pengesahan oleh camat.

8)       Mendistribusikan kartu undangan kepada pemilih secara koordinatif.

9)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia berkaitan dengan Pelaksanaan Pilkdaes.

g.    Seksi Pemungutan Suara

1)       Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas seksi pemungutan suara.

2)       Menyiapkan tempat dan kelengkapan pemungutan suara sesuai rencana dan kebutuhan

3)       Mendata para saksi dari masing-masing calon.

4)       Memberikan pengarahan kepada para saksi

5)       Memberikan penjelasan teknis dan tata cara pemungutan suara kepada petugas pemungutan suara.

6)       Melakukan pengecekan kartu undangan dengan mencocokan kartu undangan yang dibawa pemilih dengan DPT.

7)       Melaksanakan pemungutan suara secara demokratis, bebas, rahasia, jujur dan adil.

8)       Menyiapkan kelengkapan pengitungan suara.

9)       Menyiapkan meja dan papan penghitungan suara.

10)    Mengamankan dokumen dan surat/kartu suara Pemilihan Kepala Desa baik sebelum, saat dan setelah penghitungan suara.

11)    Melakukan pengecekan jumlah kehadiran pemilih untuk menentukan quorum pemungutan suara Pilkades.

12)    Melaporkan hasil pemungutan dan penghitungan suara kepada Ketua Panitia.

13)    Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia berkaitan dengan Pelaksanaan Pilkdaes.

h.    Seksi Logistik/Perlengkapan.

1)       Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas penyedia/pelaksana perlengkapan Pilkades.

2)       menyiapkan kartu suara pemilihan kepala desa.

3)       Menyiapkan bilik suara secara koordinatif dengan Seksi pemungutan suara.

4)       Menyiapkan tanda gambar calon kepala desa.

5)       Menyiapkan kursi/tempat duduk para calon kades pada pemungutan suara.

6)       Menyiapkan spanduk pemilihan kepala desa bila diperlukan.

7)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia berkaitan dengan Pelaksanaan Pilkdaes.

i.      Seksi Keamanan dan Ketertiban

1)       Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas para petugas keamanan dan ketertiban. 

2)       melakukan deteksi dini secara koordinatif terhadap kemungkinan gangguan keamanan dan gangguan alam.

3)       Melakukan pemetaan kebutuhan tenaga keamanan setiap tahapan.

4)       Merencanakan pengamanan setiap tahapan Pilkades khususnya pemungutan suara.

5)       Mengkoordinasikan dengan pihak keamanan / instansi terkait mengenai pengamanan Pilkades.

6)       Melakukan koordionasi dengan pihak Kepolisian atas sepengetahuan Ketua Panitia, apabila ada indikasi gangguan keamanan dan ketertiban Pilkdaes.

7)       Melaksanakan tugas lain yang diberikan Ketua Panitia berkaitan dengan Pelaksanaan Pilkdaes.

j.      Seksi Konsumsi/ Dirangkap Bendahara

1)       Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas penyedia/penyaji konsumsi.

2)       menyiapkan konsumsi bagi kegiatan rapat-rapat Pilkades.

3)       Menyiapkan dan mendistribusikan konsumsi bagi panitia, petugas dan tamu undangan.

3.    Adanya Prosedur Seleksi Formal.

Yang dimaksud adanya prosedur seleksi formal dalam konteks Pemilihan Kepala Desa adalah bahwa pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa dilakukan oleh lembaga formal yaitu Badan Permusyawaratan Desa (BPD). Prosedur formal pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Subang  Nomor  4 Tahun 2015 tentang Tata Cara Pemilihan, Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan dan Pemberhentian Kepala Desa dan Peraturan Bupati Subang  Nomor 29 Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Kabupaten Subang  Nomor 4 Tahun 2015 tentang Tata Cara Pemilihan, Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan dan Pemberhentian Kepala Desa.

Prosedur pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa dapat disajikan sebagai berikut :

a.      Pembentukan Panitia Pemilihan dilakukan melalui forum rapat paripurna BPD.

b.      Quorum Rapat pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa adalah ½ dari jumlah anggota BPD dan keputusan dilakukan dengan suara terbanyak.

c.      Rapat paripurna BPD dalam rangka pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa bersifat terbuka.

d.      Hasil Rapat pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa dituangkan dalam bentuk keputusan BPD.

e.      Yang dapat ditetapkan menjadi anggota Panitia Pemilihan Kepala Desa terdiri dari unsur 1) Perangkat Desa, 2) Pengurus Lembaga Kemasyarakatan di Desa dan 3) Tokoh Masyarakat. Dengan demikian anggota BPD tidak boleh ditetapkan menjadi anggota Panitia Pemilihan.

f.       Keputusan BPD tentang Pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa disampaikan kepada Bupati melalui camat.

Selain itu Panitia Pemilihan juga harus mempunyai prosedur penggantian anggota Panitia baik karena mengundurkan diri, diberhentikan karena sudah pindah penduduk atau meninggal dunia. Idealnya penggantinya diambil dari seseorang yang berasal dari unsur yang diganti dan memiliki kemampuan, kesediaan dan ketokohan yang kuat. Diatur mekanisme penggantian misalnya dilakukan melalui rapat panitia, kemudian diusulkan kepada BPD selanjutnya ditetapkan dan diambil sumpah oleh BPD.

4.    Adanya Peraturan Yang Rinci.

Panitia Pemilihan dalam rangka menjalankan tugas melaksanakan Pemilihan Kepala Desa harus memiliki peraturan yang rinci. Oleh karena itu

Peraturan Panitia Pemilihan yang mengatur mengenai tahapan Pilkades agar lebih teknis dan lebih rinci dibandingkan dengan Tata Tertib Khusus Pemilihan Kepala Desa maupun Peraturan Bupati atau Peraturan Daerah. Peraturan Panitia tentang Tata Cara yang mengatur mengenai Pilkades sedikitnya ada 5 (lima) yaitu :

a.    Tata Cara Penjaringan Bakal Calon Kepala Desa.

b.    Tata Cara Penyaringan Bakal Calon Kepala Desa.

c.    Tata Cara Pendaftaran Pemilih.

d.    Tata Cara Kampanye Calon Kepala Desa

e.    Tata Cara Pemungutan Suara.

Peraturan Panitia tersebut diatas merupakan pedoman bagi Panitia dalam melakanakan tahapan-tahapan Pilkades. Panitia tidak diperkenankan mengambil tindakan yang tidak diatur dalam Peraturan Panitia Pemilihan. Semua hal yang perlu diatur oleh Panitia Pemilihan dalam melaksanakan Pilkades agar diatur dalam Peraturan Panitia Pemilihan sepanjang tidak bertentangan dengan kepentingan umum dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi.

5.    Hubungan Kerja Bersifat Impersonal.

Panitia Pemilihan Kepala Desa memiliki hubungan kerja dengan BPD, Pemerintah Desa, Instansi Tingkat Kecamatan/Kabupaten dan Instansi lain bersifat kolektif. Artinya semua keputusan dan tindakan serta koordinasi tidak dapat dilakukan atas nama pribadi atau individu namun atas nama Panitia Pemilihan dan membawa misi organisasi (Panitia Pemilihan). Oleh karena itu setiap tindakan/keputusan akan sah apabila diketahui atau ditandatangani oleh Ketua Panitia. Semua anggota Panitia Pemilihan harus mengetahui dan memahami prosedur kerja Panitia dan prosedur koordinasi.

Anggota Panitia Pemilihan harus menunjukkan kekompakan dalam bekerja, antara posisi yang satu dengan yang lain saling mendukung dan saling melengkapi sebagai suatu sistem. Panitia dianalogkan sebagai sebuah sistem, maka Ketua/Wakil Ketua, Sekretaris, Bendahara dan Seksi-skesi merupakan subsistem. Sehingga apabila masing-masing subsistem mampu melaksanakan tugas/kerja dengan baik maka sistem tersebut tentu akan bekerja dengan baik pula.

Setiap anggota Panitia Pemilihan harus mengetahui dan memahami tugas yang harus dilaksanakan. Disamping itu masing-masing harus paham betul prosedur yang harus dijalankan serta ketentuan apa saja yang harus dijadikan pedoman. Dengan kata lain semua anggota Panitia selain memahami tugasnya juga memahami ketentuan yang mengatur mengenai Pemilihan Kepala Desa.

Berikut beberapa strategi yang perlu diperhatikan dan dilaksanakan oleh Panitia Pemilihan agar pelaksanaan Pemilihan Kepala Desa dapat berjalan lancar, aman, tertib dan sukses, antara lain :

1.    Seluruh anggota Panitia Pemilihan dan Petugas yang ditunjuk wajib mengetahui, memahami dan menjalankan ketentuan/peraturan yang mengatur mengenai pemilihan kepala desa.

2.    Panitia Pemilihan harus bersikap netral dan tidak memihak salah satu bakal calon/calon kepala desa, baik berupa tindakan maupun ucapan yang dapat ditafsirkan memihak/mendukung salah satu bakal calon/calon kepala desa.

3. Panitia Pemilihan dalam melaksanakan tugas wajib mematuhi prosedur/mekanisme yang telah ditentukan baik tercantum dalam Peraturan Daerah. Peraturan Bupati, Peraturan BPD (Tatibsus Pilkades) maupun Peraturan Panitia Pemilihan.

4. Petugas yang ditunjuk terkait dengan pelaksanaan Pilkades wajib diberi pembekalan/penjelasan dan pemahaman prosedur/ mekanisme kerja.

5.    Setiap anggota Panitia Pemilihan atau Petugas dalam melaksanakan tugas wajib berkoordinasi dengan sesama anggota dan berkonsultasi dengan Ketua/Wakil Ketua.

6.    Panitia Pemilihan melaksanakan tugas sesuai kewenangan yang dimiliki dan menghindari kegiatan yang bukan merupakan tahapan Pilkades dan bukan menjadi tugas Panitia Pemilihan.

7.    Panitia Pemilihan wajib melakukan koordinasi dengan pihak terkait antara lain BPD dan Pemerintah Desa, Pemerintah Kecamatan serta Instansi tingkat Kabupaten melalui BPD.

8.    Panitia Pemilihan wajib mensosialisasikan dokumen yang terkait dengan Pilkades seperti DPS, DPT dan Peraturan Panitia Pemilihan tentang Tata Cara yang mengatur mengenai Pilkades kepada masyarakat desa khususnya kepada para bakal calon/calon kepala desa.

9.    Panitia Pemilihan menjamin pelaksanaan pemungutan suara dalam Pilkades berjalan demokratis, bebas, rahasia, jujur dan adil.

10. Panitia Pemilihan wajib berupaya menciptakan ketertiban, ketentraman dan keamanan pelaksanaan pemilihan kepala desa dengan berkoordinasi dengan para Bakal Calon/Calon Kepala Desa dan pihak terkait lainnya.

11. Melakukan tindakan antisipasi terhadap berbagai kemungkinan munculnya masalah dan menyelesaikannya secara dini sebelum masalah tersebut muncul ke permukaan.

12. Melakukan percermatan terhadap titik rawan tahapan pilkades, sehingga panitia dapat melakukan tindakan pencegahan/antisipasi munculnya masalah.

4. Kesimpulan

Dari uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan secara singkat sebagai berikut:

1.   Panitia harus melakukan pembagian tugas/kerja bagi anggotanya. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan agar dibagi habis kepada masing-masing posisi/jabatan dalam kepanitiaan.

2.  Untuk mewujudkan kewenangan yang jelas perlu disusun struktur organisasi Panitia Pemilihan Kepala Desa.

3.    Pembentukan panitia dan penggantian anggota Panitia agar mematuhi prosedur dan peraturan perundang-undangan.

4.  Panitia harus menyusun semua Tata Cara yang mengatur mengenai tahapan Pemilihan Kepala Desa secara rinci, implementatif dan efektif.

5.    Dalam melaksanakan tugas, anggota Panitia harus melakukan koordinasi dengan anggota Panitia yang lain karena pelaksanaan tugas Panitia bersifat kolektif.

------ Semoga Bermanfaat dan Bisa Membantu Dalam Tugas Kita ------

Sumbersari, 10 September 2012

Panitia Pemilihan Kepala Desa

Ketua

Ttd

UJANG YUSUP ZAVET